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    電子化・デジタル化のメリットとしては、「コストの削減」「業務の効率化」「テレワークの導入」などが挙げられます。 ここでは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。 紙媒体からデジタルに移行すると、印刷コストやプリンターの維持費、キャビネットなどの保管コストを削減できます。 A4サイズの白黒プリントは1枚あたり3~5円程度ですが、200名の社員が1日20枚印刷すると、1日あたり12,000~20,000円ほどのコストがかかります。 電子化・デジタル化により、これらのコストを節約できるのがメリットです。 組織の規模が大きくなればなるほどその効果も大きくなります。 電子化・デジタル化することにより、業務の効率化が期待できます。
    電子化は、不動産業のように電子化できない特定の書類がまだある場合には、業務の運営状況を踏まえて進めるべきですが、製造業のように多くの書面を電子化できる場合には積極的に進める価値があります。 以下のステップを把握しておけば、すぐにでも電子化に取り組んでいくことができます。
    電子化は紙媒体をデジタルデータに変換して処理すること自体を指し、業務効率化やコスト削減などを目的としています。 一方、デジタル化の目的は、電子化したデータを効率的に活用したり、業務改善や効率化につながるデジタルツールを導入したりするところにあります。 例えば、クラウドサービスの導入や帳票関連の管理ツールの導入、物とインターネットをつなげる仕組みであるIoT化などもデジタル化の一つとなり、ときにはビジネスモデル自体に大きな変革を起こすことも。 さらに、これまでにないビジネスモデルを生み出し、新たな価値や利益を創出することにもつながります。 電子化は電子化することそのものを目的としているのに対し、デジタル化はその後の業務プロセスを改善するところまで目的としているのが大きな違いです。
    電子化文書は、紙で作成された文書を画像データとして読み込んだものです。 紙で受領した書類をスキャナーで読み取り、電子化したものは電子化文書です。 電子化文書を実際に運用する際は、適用される法令における定義を確認する必要があります。 法令では、必ずしも「電子化文書」と定義されているわけではありません。 電子文書の運用が認められれば、多くの恩恵を受けられます。 しかし、 法令では、一定の要件を満たしていなければ電子文書としての保存が認められません。 電子文書の運用では「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」を担保する必要があります。 ただし、適用される制度によってどの要素を満たすべきか、どれほどの水準を満たす必要があるのかが異なるため、注意が必要です。
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